La registrazione integrale dell’adunanza del consiglio non può avere validità di un verbale, atteso che l’art.97, c.4, lett.a), del TUEL assegna al segretario dell’ente locale la cura della verbalizzazione delle riunioni di consiglio. Si è espresso così il Ministero dell’interno, con il parere n.2673 del 24.1.2024.
L’art. 97, comma 4, lett.a), del TUEL prevede che il segretario dell’ente locale “partecipa con funzioni consultive, referenti e di assistenza alle riunioni del consiglio e della giunta e ne cura la verbalizzazione”. Il Consiglio di Stato-sez.IV, con sentenza n.4373 del 2018, nell’esaminare un caso diverso da quello in esame, ha osservato che “il verbale, atto giuridico appartenente alla categoria degli atti certificativi, è il documento preordinato alla descrizione di atti o fatti, rilevanti per il diritto, compiuti alla presenza di un soggetto verbalizzante, appositamente incaricato di tale compito.” L’Alto Consesso ha, altresì, evidenziato che “negli organi collegiali, dove la funzione di verbalizzazione e il verbale assumono rilievo decisivo e necessità indefettibile, il tratto di collegamento tra esternazione dell’atto amministrativo (che normalmente avviene in forme diverse dalla scritta) e documentazione dell’atto (ad esempio, deliberazione) è rappresentato dal verbale della seduta, che costituisce la ‘memoria’ di quanto è accaduto e documenta i fatti salienti della seduta stessa. Il verbale ha il compito di attestare il compimento dei fatti svoltisi al fine di verificare il corretto iter di formazione della volontà collegiale e di permettere il controllo delle attività svolte, senza che sia peraltro necessario indicare minutamente le singole attività compiute e le singole opinioni espresse (Cons. Stato-sez.IV, 25 luglio 2001, n.4074).
Inoltre, dalla sentenza del Consiglio di Stato del 4 giugno 2020, n.3544, si evince che “… l’atto di verbalizzazione ha una funzione di certificazione pubblica, contiene e rappresenta i fatti e gli atti giuridicamente rilevanti che è necessario siano conservati per le esigenze probatorie con fede privilegiata – dal momento che sono redatti da un pubblico ufficiale – che si sostanzia essenzialmente nella attendibilità in merito alla provenienza dell’atto, alle dichiarazioni compiute innanzi al pubblico ufficiale ed ai fatti innanzi a lui accaduti (cfr. Cass.-sez.I, 3 dicembre 2002, n.17106)”.
Alla luce del quadro normativo e giurisprudenziale richiamato, il Ministero ritiene che il consiglio comunale, nell’esercizio della propria autonomia funzionale ed organizzativa di cui all’articolo 38, comma 3, del TUEL, abbia la possibilità di regolamentare la registrazione del dibattito e delle votazioni con mezzi audiovisivi, ma le norme statutarie e quelle regolamentari dell’ente locale devono, comunque, trovare una necessaria armonizzazione con le norme statali. Nel caso di specie, l’articolo 56, comma 8, del regolamento del consiglio comunale non risulta coerente con il disposto dell’art. 97, comma 4, del d.lgs. n.267/2000, in quanto la verbalizzazione è attività propria del segretario comunale, il quale, oltre a riportare gli interventi dei singoli consiglieri e degli altri partecipanti alla seduta, può segnalare fatti e circostanze avvenuti che non emergano dalla registrazione vocale. Inoltre, la forma scritta fornisce certezza in ordine alla modalità della deliberazione maturata in sede di riunioni degli organi collegiali.
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