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Supporto operativo alla definizione e all’aggiornamento del sistema di gestione documentale e formazione al personale

Proponiamo un servizio di supporto per l’ente al fine di adeguare il proprio sistema di gestione documentale garantendone la compliance alla normativa in vigore recentemente cambiata a seguito dell’emanazione delle Regole tecniche ex articolo 71 d.lgs. 82/2005.

Nel dettaglio, il servizio proposto è comprensivo delle seguenti attività:

Assessment

Il percorso di adeguamento richiede una fase iniziale di valutazione rispetto allo stato dell’arte in relazione ai diversi adempimenti richiesti. Presso l’ente verrà cioè svolto un audit finalizzato a comprendere le modalità di organizzazione e gestione dei documenti soprattutto in relazione ai regolamenti ed al manuale di gestione dell’ente nella sua versione più recente.
Dovrà dunque essere svolta un intervista con il referente dell’ente e dovranno essere recepiti i documenti descrittivi rispetto al sistema di gestione documentale. Al termine dell’analisi verrà chiarito e discusso lo stato dell’arte con i referenti dell’Amministrazione.

Revisione del Manuale di Gestione Documentale

Il manuale di gestione descrive il sistema documentale e ne fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento. Il suo contenuto non deve essere inteso come la posizione di aspettative e attese da parte dell’ente ma deve dare una descrizione reale delle regole di gestione di tutti i propri documenti. In esso devono dunque essere esplicitate le scelte organizzative che sono adottate dall’ente ed al contempo svolge il ruolo di vademecum per il trattamento di tutti i dipendenti.
Le nuove linee guida sul documento informatico impongono agli enti e alle aziende pubbliche la revisione del proprio manuale di gestione documentale.
Nella presente offerta si propone l’attività di supporto alla sua redazione attraverso lo sviluppo di un percorso articolato nelle seguenti fasi:

  • Costituzione di un gruppo di lavoro interno all’ente con il compito di predisporre il manuale di gestione da proporre all’approvazione della soprintendenza archivistica
  • Conduzione e coordinamento delle necessarie fasi di analisi, precedentemente descritte nella presente offerta, al fine di individuare lo stato dell’arte, le esigenze e le possibilità di evoluzione del sistema
  • Approfondimento degli elementi raccolti nella fase preliminare di analisi
  • Elaborazione testo del documento
  • Recepimento degli allegati tecnici al manuale e loro validazione preliminare.

Supporto alla redazione degli allegati al manuale di gestione

Il manuale di gestione documentale per le sue caratteristiche necessita di essere corredato da un importante numero di documenti allegati che descrivono nel dettaglio la situazione di fatto dell’ente. Esso infatti indica le regole di gestione documentale e deve parimenti dare una chiara indicazione rispetto alla strutturazione del sistema documentale che va a normare. Per ogni area dell’ente, a titolo esemplificativo, devono essere individuate le responsabilità rispetto a chi può protocollare in ingresso ed in uscita, chi può aprire un fascicolo e chi può popolarlo di documenti, devono essere individuati i servizi esternalizzati e i servizi on line. L’ente è chiamato a fare cioè un importante lavoro di analisi rispetto alla propria situazione e a darne evidenza negli allegati del manuale di gestione.

La presente attività si prefigge l’obiettivo di supportare l’ente nella redazione di questi allegati attraverso incontri specifici presso i responsabili dell’ente. Nello specifico, a seguito degli incontri, l’ente sarà supportato nella redazione dei seguenti documenti: Glossario – Normativa – elenco delle nomine legate alla gestione documentale effettuate dall’ente – elenco dei documenti che possono non essere protocollati e dei documenti soggetti a registrazione particolare – elenco delle trasmissioni telematiche – titolario di classificazione dell’ente – massimario di selezione e scarto dell’Ente – linee guida di scrittura per l’inserimento e l’aggiornamento dei dati – linee guida per la gestione degli archivi analogici – registro di emergenza e linee guida per l’attivazione  – elenco dei servizi on line – Linee guida per la compilazione del campo oggetto nel software di protocollo – Linee guida per fascicoli e serie ed Elenco dei servizi esternalizzati.

Supporto alla strutturazione del piano di fascicolazione ed integrazione con le attività di selezione e scarto dei documenti

Verrà effettuata un’analisi dei procedimenti in capo ai singoli uffici e della documentazione presente nel software di protocollo, insieme ad almeno un referente dell’ente. Si cercherà quindi di individuare e catalogare le modalità di archiviazione. La partecipazione a tale attività potrà essere di volta in volta estesa ai referenti degli uffici per una disamina completa del razionale di archiviazione.

A fronte delle attività di analisi, l’elemento che maggiormente permetterà all’ente di migliorare i criteri di gestione della documentazione, consentendo parimenti una maggiore facilità nel reperimento e nella ricerca degli atti e dei documenti salvati all’interno del software di protocollo sarà il miglioramento del processo di fascicolazione attraverso la redazione di un piano di fascicolazione a cui verrà aggiunta l’indicazione per la selezione e scarto dei documenti contenuti nei fascicoli.

Verrà infatti prodotto a seguito di questa fase l’elenco delle categorie di fascicoli dell’ente da aprire all’interno del software di protocollo. Per ogni categoria di fascicolo si indicheranno i tempi consigliati di conservazione.

In particolare l’ente verrà supportato in queste attività:

  • Analisi del titolario in uso e valutazione della rispondenza sia normativa che delle esigenze dell’ente
  • Analisi delle attuali metodologie di fascicolazione adottate
  • Supporto definizione e mappatura delle categorie di fascicoli da adottare presso i vari uffici
  • Definizione dei tempi di conservazione associati alle categorie di fascicoli.

Attività di formazione rivolta a tutto il personale per la gestione documentale

L’attività consiste nell’erogazione di un corso di formazione rivolto a tutto il personale dell’ente implicato nelle operazioni legate alla protocollazione, fascicolazione e gestione dei documenti informatici.
Le sessioni potranno essere erogate in presenza o a distanza e prevederanno i seguenti temi:

  • Il documento informatico e l’importanza della corretta tenuta dell’archivio digitale
  • Il manuale di gestione dell’ente nei suoi diversi capitoli e allegati
  • Il fascicolo: caratteristiche, tipologie, formazione, archiviazione
  • La classificazione/fascicolazione dei documenti: dall’ordinamento fisico della gestione cartacea alla organizzazione logica del trattamento informatico.

Supporto alla conservazione e revisione del manuale di conservazione

Tra le attività che potranno essere realizzate vi è l’analisi delle attuali modalità di conservazione con l’individuazione, per ogni categoria documentale delle soluzioni adottate in termini di sistema di conservazione. Queste modalità dovranno essere ufficializzate in un manuale, a cura del responsabile della conservazione dell’ente. Per la sua redazione dovranno essere individuati:

  • I dati dei soggetti che hanno assunto nel tempo la responsabilità del sistema di conservazione (anche se delegati)
  • La struttura organizzativa coinvolta nel processo di conservazione
  • La descrizione degli oggetti e delle categorie di documenti sottoposti a conservazione
  • La descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di versamento, archiviazione e distribuzione
  • La descrizione del sistema di conservazione (individuando le componenti tecnologiche, fisiche e logiche) e delle procedure di monitoraggio
  • Le procedure per realizzare duplicati e copie
  • La formalizzazione dei criteri di selezione e scarto presso il sistema di conservazione.

Servizio continuativo di approfondimento e definizione delle metodologie di gestione documentale

All’interno dell’ente si dovrà sviluppare una figura specificatamente dedicata all’approfondimento ed al miglioramento continuo delle metodologie di gestione dei documenti. Tale figura dovrebbe affiancare il responsabile della gestione documentale fornendogli supporto rispetto ad una molteplicità di tematiche:

  • La valutazione rispetto allo stato di applicazione del manuale di gestione all’interno dell’ente
  • Il controllo periodico delle operazioni di fascicolazione per comprendere il livello di adeguatezza rispetto alle regole indicate nel piano di fascicolazione e nel manuale di gestione
  • La verifica dei software dell’ente in relazione allo stato di adeguatezza alla normativa sulla gestione documentale
  • Lo sviluppo di progetti specifici per singole aree organizzative o uffici
  • Il confronto con i fornitori esterni per supportare l’ente nel perseguimento dei propri obiettivi evitando parimenti i fenomeni di lock in
  • La verifica periodica sul buon andamento del processo di conservazione.

L’attività potrà essere introdotta dalla stesura di un accordo di servizio con il quale verranno chiariti gli obiettivi richiesti in relazione alle tempistiche concordate e potrà prevedere la presenza continuativa di una figura per un numero di mezze giornate mensili da concordare.

Le attività previste saranno svolte in parte presso l’ente ed in parte da back office. Qualora motivi di forza maggiore impediranno l’esecuzione in presenza delle attività, saremo disponibili ad eseguirle tramite videoconferenza con i software ritenuti migliori dall’ente.

PER RICHIEDERE UN PREVENTIVO
Scrivere alla segreteria all’indirizzo e-mail upel@upel.va.it

UPEL riserva i propri servizi agli associati e non svolge attività di consulenza ma di supporto formativo ai funzionari